En este artículo veremos qué es un inventario, sus características, importancia, los diversos tipos de inventario que existen y cuál es mejor según tu tipo de negocio.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es un registro de los bienes y productos de una empresa. Se trata de una lista de la mercancía disponible para la venta o producción en el que incluye información como el nombre del artículo, su descripción, precio, ubicación (en la tienda o almacén), código, fecha de ingreso y estatus en la cadena de suministro, entre otros.

¿Para qué sirven los inventarios?

Con un sistema de inventario eficiente, una empresa obtiene el máximo beneficio con la menor inversión en stock sin afectar la satisfacción del cliente. Un registro detallado de los activos permite:

• Minimizar los errores y reducir los costos operativos
• Evitar hacer compras excesivas o no esenciales
• Saber en qué momento reabastecer el stock
• Identificar discrepancias por robo o pérdida
• Conocer tendencias con base en datos históricos y hacer previsiones

Características principales de los inventarios

Cada negocio necesitará contabilizar sus activos según su sector, sus procesos internos y el tipo de mercancías que ofrece. Sin embargo, hay ciertos datos presentes en cualquier tipo de inventario:

• Información básica. Los artículos registrados en un inventario incluyen datos que permiten identificarlos y localizarlos: nombre del objeto, su precio, una breve descripción de sus características y la ubicación.
• Clasificación. Conocer el número de productos y bienes de la empresa no es suficiente. Para tener una buena gestión del inventario es indispensable agruparlo de acuerdo a distintas características, por ejemplo, en un ecommerce de ropa se puede clasificar por tipo de prenda, material, precio, talla, etc.
• Movimientos. Además de tener un registro de cada ítem, se debe conocer su historial y su estado actual. Para ello, se incluyen datos como la fecha de ingreso y de salida, además de un registro de las actualizaciones del proceso de compra (preparación, salida de almacén, en tránsito, etc.).

Tipos de inventarios

A continuación, describiremos los tipos de inventario más comunes. Para decidir cuál es más conveniente para tu negocio, determina cuáles son tus objetivos, tus necesidades y los recursos de los que dispones para llevarlo a cabo.

Inventario perpetuo o permanente

Un inventario permanente lleva un registro en tiempo real de las entradas y salidas de productos. Suele usarse en comercios con un alto volumen de transacciones, en donde las cantidades disponibles cambian constantemente. Las empresas con una cadena de suministro compleja, como las compañías manufactureras con múltiples proveedores y clientes, también se benefician con este tipo de inventario.

Inventario de productos terminados

El inventario de productos terminados se basa en productos que terminaron su proceso de fabricación y están listos para su venta. Es un sistema valioso para empresas que necesitan responder rápidamente a las tendencias variables del mercado, por ejemplo, las fábricas de ropa. También es ideal para los fabricantes con ciclos de producción largos, como los muebles o maquinaria, que necesitan contar con productos disponibles mientras fabrican más.

Inventario de suministro de fábrica

Este tipo de inventario se centra en contabilizar los materiales y componentes antes de fabricarlos. Las compañías manufactureras que necesitan disponibilidad constante de materias primas se benefician con el inventario de suministro de fábrica, sobre todo cuando la reposición de suministros es compleja y lleva tiempo. De esta forma, garantizan que no se interrumpa la cadena de producción.

Inventario en tránsito

El inventario en tránsito contabiliza los productos o materiales enviados por el proveedor pero que aún no llegan al almacén. Es común en negocios que ofrecen productos importados o que involucran muchos niveles, porque el tiempo en tránsito puede llegar a ser mayor que el tiempo que permanece en almacén.

Inventario de seguridad

El inventario de seguridad es una reserva de productos o materias primas que posee una empresa para enfrentar posibles retrasos o aumentos en la demanda. Es útil para empresas con altas fluctuaciones en su demanda o incertidumbre en los tiempos de entrega de sus proveedores.

Inventario de existencias obsoletas

Este inventario se conforma de productos que ya no se pueden vender. Es inevitable que las empresas en industrias con productos que evolucionan continuamente, como la tecnología, la moda o los electrónicos, se queden con productos obsoletos. Tener un registro de estos artículos facilita su gestión para reciclarlos o liquidarlos, y que así no consuman espacio de almacenamiento o recursos.

Inventario de productos en proceso de fabricación

Se contabilizan los productos no terminados que aún se encuentran en alguna etapa del proceso de producción. Es común en industrias manufactureras y especialmente útil para ciclos de producción largos o complejos, por ejemplo, el ensamblaje de automóviles.

Inventario en lote

El inventario en lote agrupa productos con características específicas para moverlos por la cadena de suministro. Se usa, por ejemplo, en la industria alimentaria o de medicamentos, en donde los artículos necesitan cumplir con regulaciones específicas o tienen fecha de caducidad.

Inventario en consignación

Un negocio con inventario de consignación tiene mercancía que pertenece a otras empresas o particulares, pero se encarga de venderlas a cambio de una comisión. Es un sistema común en negocios minoristas sin suficiente capital para invertir, o bien, en tiendas de artículos especializados que no quieren arriesgarse a tener un exceso de stock como arte, joyería o antigüedades.

Inventario de anticipación o previsión

Es similar al inventario de seguridad. Consiste en adquirir y almacenar productos basándose en predicciones o futura demanda, por ejemplo, para temporada navideña. Para evitar excedentes y contar con lo justo necesario se debe hacer un análisis preciso de tendencias.

Inventario de desacoplamiento

Se tienen componentes para las diferentes etapas del proceso de producción; de esta manera, cada fase puede trabajar de forma independiente. Es útil para evitar interrupciones totales en procesos de manufactura complejos, ya que si se detiene una etapa, las demás pueden seguir operando.

Inventario disponible

Es inventario que está listo para venderse o entregarse de manera inmediata a los clientes. Es esencial en tiendas minoristas, tiendas online y distribuidores de productos de consumo.

Inventario físico

El inventario físico se conforma de la cuenta total de todos los insumos, materia prima y productos que tiene una empresa en un momento específico.

Inventario anual

Como su nombre lo indica, es un inventario que se lleva a cabo de manera anual. Empresas de todo tipo pueden hacer este inventario exhaustivo una vez al año y complementarlo con otro tipo de inventarios periódicos o permanentes.

Inventario en cuarentena

El inventario de cuarentena se da en productos que deben retenerse temporalmente y no están disponibles para uso o venta hasta que se verifique que cumplen con cierta normativa. Se aplica en industrias de productos perecederos como la alimentaria, química y farmacéutica. También en productos importados que son retenidos para pasar por un proceso de aduanas.

Inventario en línea

Este inventario da seguimiento a las ventas de productos en línea. Es necesario tanto para negocios que operan 100% de forma digital, como para negocios que combinan tienda física con plataforma de ecommerce.

Inventario intermitente

También se le conoce como inventario periódico, porque se lleva a cabo de forma regular, ya sea semanal, mensual, trimestral o semestralmente. Es suficiente para negocios con un volumen de transacciones bajo o medio, como cafeterías, librerías o pequeñas tiendas de retail.

Inventario mínimo

Una empresa establece el inventario mínimo como la cantidad más baja de stock que puede tener sin que se interrumpan sus operaciones. Este número es especialmente importante en sectores con fluctuación de demanda o tiempos de entrega inciertos.

Inventario máximo

Una empresa establece un inventario máximo como la cantidad tope de stock que puede mantener sin que represente un problema de espacio u obsolescencia. Se vuelve necesario en empresas con productos de rápido movimiento o perecederos, donde el exceso de inventario puede significar un riesgo económico.

Inventario final

El inventario final es la cantidad de productos que quedan en stock al final de un periodo contable. Es fundamental en todo tipo de negocios para tener cierres contables precisos y planear futuras compras.

Lee también: ¿Qué es el inventario cíclico?

Costo de inventarios

Hay costos en el mantenimiento de inventarios que se deben tomar en cuenta como un porcentaje de valor al hacer el inventario anual. Entre ellos están el de capital, es decir, lo que se invierte en fabricación o compra de los productos; el de almacenamiento, que abarca desde la renta del lugar hasta costos asociados, como la seguridad o los servicios; el costo de adquisición de los productos y su transportación hasta el lugar de mantenimiento; por último, los costos que genera la escasez, merma, caducidad, robo y obsolescencia.

Es importante vigilar los costos de mantenimiento de inventarios para que estos no representen gastos excesivos. De ser así, se tendrían que hacer ajustes en la manera de pronosticar las ventas, en la frecuencia de las compras o en la manera de gestionar el almacén.