En este artículo conocerás qué es y cómo hacer un inventario cíclico, así como sus ventajas y desventajas Con esta información podrás determinar si se trata del tipo de inventario que tu empresa requiere.

¿Qué es un inventario cíclico?

Una gestión del inventario eficiente es clave para el buen funcionamiento de un almacén, la rentabilidad del negocio y el servicio final que se entrega a los clientes. El inventario cíclico o rotativo, se lleva a cabo varias veces por año. Para hacerlo se usan grupos de referencia que se determinan por factores como el índice de rotación, el tamaño, la estacionalidad y la importancia del producto.

La periodicidad depende de las necesidades de la empresa y de la mercancía. Generalmente se hace de manera mensual, bimensual, trimestral o semestral. Incluso se pueden hacer conteos cíclicos de forma semanal cuando se tienen mercancías de alto valor.

Formato de inventarios cíclicos

El objetivo de un inventario cíclico va más allá de contabilizar existencias y verificar ventas. Su formato está diseñado para tener mayor precisión, detectar fallas y sus causas, de manera que se puedan corregir y evitar que vuelvan a suceder. Esto permite evolucionar para que cada ciclo sea más eficiente. También brinda información confiable y actual sobre la mercancía disponible para que se puedan tomar decisiones que optimicen el manejo del almacén.

Cómo hacer un inventario cíclico

Como ya lo adelantamos, el inventario rotativo o cíclico se realiza con grupos de referencia. Dependiendo del criterio con el que se seleccionaron estos grupos de conteo, el inventario se hace de tres maneras distintas:

Inventario cíclico de grupo

Este generalmente se lleva a cabo cuando se realiza por primera vez un inventario cíclico. El objetivo es encontrar errores en el conteo. Para hacerlo, se seleccionan números de referencia únicos para cada producto. Estos se contabilizan periódicamente, ya sea de forma manual o con un sistema de gestión de almacenes.

Inventario cíclico aleatorio

Como su nombre lo indica, en este inventario los grupos se seleccionan de forma aleatoria cuando tienen características similares, ya sea por el índice de rotación, el precio, el tamaño, etc. Este tipo de inventario cíclico generalmente se aplica cuando no hay otra característica particular para diferenciar los números de referencia.

Conteo cíclico ABC

Este suele ser el conteo cíclico más común. Se basa en la regla 80/20, es decir, el 20% de los números de referencia conforman el 80% de las ventas. Para aplicarlo se asigna una categoría A, B o C, según la rotación de los productos. La categoría A es para los productos que más se venden y la C para los que menos se venden. Por lógica, se deben monitorear más frecuentemente los artículos de la categoría A, luego los B y por último los C.

Las herramientas para hacer el inventario dependen de qué tan grande y complejo sea. Puedes hacerlo en un Excel con entradas y salidas, aunque es recomendable que te apoyes en un software ERP como SAP, Oracle NetSuite o Microsoft Dynamics 365. Con ellos puedes programar los conteos regularmente y ejecutarlos de forma automática.

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Inventarios cíclicos: ventajas y desventajas

El conteo cíclico puede hacerse tan frecuentemente como sea necesario, gracias a que solo toma una muestra representativa de los artículos. Si bien es bastante preciso, es importante recordar que no puede reemplazar un inventario físico completo. Analiza más acerca de sus ventajas y desventajas:

Ventajas de inventario cíclico

Un inventario cíclico se adapta bien a las necesidades de cualquier empresa, grande o pequeña. Estas son sus principales ventajas:

• Monitoreo constante: facilita llevar un seguimiento regular de los niveles de inventario, para detectar y solucionar a tiempo errores o discrepancias.
• Optimización de recursos: gracias a su automatización requiere de menos personal y es más rápido. Esto reduce los costos operativos.
• Mayor precisión: gracias a la frecuencia en los conteos se pueden tener datos actualizados y precisos.
• Mejor control de calidad: permite aprender de los errores e ir mejorando los procesos con el tiempo.

Desventajas de inventarios cíclicos

Aunque tiene puntos a favor, hay algunas limitantes en un inventario perpetuo:

• Podría no detectar problemas grandes: debido a que solo se contabiliza una parte del inventario, podría no identificar problemas significativos. Sobre todo cuando no se realiza con la frecuencia necesaria.
• Requiere planificación: Necesita programarse con anticipación, lo cual, podría consumir tiempo.

Costos iniciales: La implementación inicial de un sistema de inventario cíclico puede ser costosa y requerir capacitación del personal.