¿Qué es un inventario perpetuo?

La cantidad de productos en tu almacén debe ser suficiente para satisfacer la demanda de tus clientes, pero no demasiado como para que pagues de más por mantenerlos en stock por mucho tiempo o corras el riesgo de que se vuelvan obsoletos o caducos.

El inventario permanente o perpetuo es un método para contabilizar mercancía, con el cual se lleva un seguimiento continuo de los niveles de inventario. De esta manera, se tiene un recuento preciso de cada producto en tiempo real.

Método de inventarios perpetuos

La finalidad de un inventario perpetuo es conocer con precisión los costos, las ventas y las existencias. Esto permite hacer compras de insumos o productos a tiempo, no interrumpir la producción y satisfacer la demanda de los clientes.

Es ideal tanto para comercios minoristas con pequeñas transacciones constantes, como para empresas manufactureras que necesitan conocer con exactitud su producción diaria o para corporaciones con áreas geográficamente separadas, para llevar un mejor control de sus componentes.

Un inventario perpetuo tiene características particulares que lo diferencian de un inventario periódico:

Se actualiza constantemente: sus números cambian en tiempo real.

Requiere de automatización: para cumplir con su finalidad de ser preciso y actualizado, un sistema de inventario perpetuo se apoya en la tecnología de automatización.

Centraliza la información: cualquier movimiento de mercancías (compras, ventas, devoluciones, etc.) se refleja instantáneamente en el sistema central, lo cual permite tener un mejor control financiero y una toma de decisiones más informada.

Quizás te interese leer: El ABC de inventarios, tipos y ejemplos.

Procedimiento de inventarios perpetuos

Este es el proceso que sigue un sistema de inventarios perpetuos:

1. Cuenta de almacén: es el registro de todas las mercancías de la empresa, tanto de entradas como de salida a precio de costo. En la columna de entrada (izquierda) se coloca el inventario inicial, las compras, gastos de compras y devoluciones de ventas (a precio de costo). En la columna de salida (derecha) van las ventas (al costo), devoluciones de compras y rebajas de compras.
2. Cuenta de costo de ventas: Refleja el costo de los productos vendidos. En la columna de entradas se registra el costo de los productos vendidos y en la columna de salidas se registran las devoluciones de ventas. El saldo total muestra el costo total de las ventas.
3. Cuenta de ventas: En las entradas se registran las devoluciones y rebajas de ventas y en las salidas todas las ventas realizadas. En el saldo total están las ventas netas, para determinar las utilidades.
4. Registro de movimientos: Es el registro de cada movimiento de entrada y salida. En la columna izquierda se registran los cargos y en la derecha los abonos.
5. Sumas de cargos y abonos: se suman ambas columnas y deben equilibrarse.
6. Distribución de valores: se colocan los valores en las cuentas de almacén, de costo de ventas y ventas.
7. Utilidades: se determina la ganancia neta

Lee también: ¿Qué es el inventario cíclico?

Inventarios perpetuos: ventajas y desventajas

Si quieres tener un mayor control de los productos en stock y hacer mejores predicciones de demanda, tal vez estés pensando en implementar un sistema de inventario permanente. Para tomar la mejor decisión, es importante que conozcas sus ventajas, pero también sus aspectos negativos, porque este tipo de inventario podría no ser adecuado para todos los negocios.

Ventajas de inventario perpetuo

Cuando se compara un inventario periódico con uno perpetuo, este último tiene evidentes ventajas, por ejemplo:

• Ahorro de tiempo: una vez que se recibe la mercancía y se ingresa al sistema, el sistema de inventario perpetuo requiere de muy poca intervención humana. Esto reduce errores y tiempos.
• Acceso a datos en tiempo real: Un software de inventario permanente se integra a los diferentes canales de venta y al sistema de gestión de pedidos. El recuento de artículos se ajusta de forma automática 24/7 conforme se avanza en el proceso logístico. En cualquier momento se puede conocer la información.
• Mayor control de costos: Además de ofrecer información actual sobre compras, existencias y ventas, el sistema genera alertas para indicar cuándo es momento de reabastecer. También ofrece análisis de datos con los que se pueden identificar tendencias y hacer predicciones.
• Detección de discrepancias: Cuando se detecta una discrepancia, solo se necesita hacer un conteo de los productos involucrados, sin necesidad de cerrar tiendas o interrumpir los pedidos en línea.

Desventajas de inventarios perpetuos

A pesar de sus ventajas, hay algunos motivos por los cuales este sistema podría no ser adecuado para todos los comercios.

• Costo: el software y el equipo para llevar a cabo este tipo de inventario puede ser costoso y estar fuera del alcance de negocios pequeños.
• Podrían necesitarse recuentos físicos: a pesar de ser un sistema automatizado, es recomendable que por lo menos una vez al año o cada seis meses se haga un inventario manual.
• Capacitación: otro inconveniente de este tipo de sistemas es que debe implementarse por personas expertas en TI y el personal que va a operarlo necesita capacitarse y actualizarse en su uso.