En este artículo te explicaremos las funciones de un software de punto de venta, los distintos tipos que existen y cuánto cuesta implementar uno en tu negocio.

¿Qué es un software de punto de venta?

Manejar un e-commerce implica llevar a cabo diversas tareas, desde la gestión de inventario y el marketing hasta preparar informes mensuales de ventas. Un software de punto de venta o POS, por sus siglas en inglés (point of sales system) realiza el seguimiento de todas las transacciones en un solo lugar. Un POS básico ayuda a registrar los artículos que se venden en una tienda, agrega el IVA, los costos de envío y luego actualiza el inventario para indicar que el artículo ya se vendió.

Por otra parte, cuando se utiliza en un comercio físico, el software de punto de venta suele funcionar en combinación con dispositivos de hardware para registrar y completar las ventas, como lectores de códigos de barras, impresoras de recibos y lectores de tarjetas de crédito.

¿Para qué sirve el software de venta?

Muchos sistemas POS actuales van más allá de la gestión de ventas e inventario. Prácticamente son el centro neurálgico del negocio, porque se encargan de administrar la mayoría de las tareas esenciales, como el registro de las interacciones con los clientes, la generación de informes y los ajustes de precios, entre muchas otras tareas más.

¿Cómo funciona un software de punto de venta? 

Veamos más detalladamente cuáles son las funciones clave de un POS:

• Procesamiento rápido de ventas: La función clave de un POS es la gestión de ventas. Esto incluye el cobro de los productos, el cálculo del total, los descuentos o impuestos y el procesamiento de diversas formas de pago.
• Gestión de inventarios en tiempo real: Después de la compra, el POS se encarga de registrar los pedidos. Permite llevar un seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias, para hacer más simple la reposición de productos antes de que se agoten.
• Reportes y análisis de ventas: Un POS recopila información que más adelante presenta como estadísticas, desde tendencias de venta, productos populares y temporada alta de ventas. Con esta información es más fácil tomar decisiones informadas sobre adquisición de mercancías, necesidad de personal y acciones de marketing.
• Control de usuarios y empleados: Permite un seguimiento de los clientes, con su historial de compras y preferencias. Esta información es clave para tener mejores relaciones y fomentar la fidelidad. También lleva un monitoreo del rendimiento de los empleados con el registro de horas de trabajo, el cálculo de comisiones y el cumplimiento de metas de venta.
• Integración con otros sistemas: El software POS se integra con otras herramientas o plataformas. Por ejemplo, se sincorniza con servicios de e-commerce, software de contabilidad o sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de terceros.

Tipos de software de punto de venta

Según sus características específicas, hay distintos tipos de software de punto de venta. Conocer cuáles son y sus diferencias puede ayudarte a decidir cuál se ajusta mejor a tu negocio:

• POS Tradicional: Este software funciona dentro de una terminal física que se conecta a otros dispositivos como caja registradora, escáneres e impresora. Es común en tiendas físicas pequeñas que no necesitan una gestión compleja de su inventario.
• POS en la nube: Este tipo de sistema está más enfocado en e-commerce porque guarda toda la información en la nube, es decir, en servidores remotos que permiten acceder a ella desde cualquier lugar y que crean respaldos para cuidar la información si esta llegara a perderse. También es común en tiendas físicas con varias sucursales porque toda la información se actualiza en tiempo real.
• POS integrado: Este software combina las funcionalidades de punto de venta y de un sistema ERP (siglas en inglés para Planificación de Recursos Empresariales). Reúne todas las operaciones en una sola interfaz: ventas, gestión de inventario, contabilidad, facturación y generación de reportes.

¿Existen software de punto de venta gratis?

Sí, existen opciones gratuitas de software de punto de venta, pero suelen ser limitadas para negocios con un alto volumen de transacciones o un inventario complejo. Un software de punto de venta generalmente ofrece distintos planes según las necesidades de un negocio. Algunos comienzan por una versión gratuita, una versión de costo medio y un plan premium. Por ejemplo:

• Square POS: Cuenta con una versión gratuita que funciona bien para pequeños negocios en línea. Incluye un creador de sitios web, facilita el control de existencias de inventario, genera informes de ventas y acepta distintos métodos de pago, entre otras funciones. Cabe mencionar que, aunque la versión gratuita no cobra comisiones mensuales, sí cobra 2.9 % + $0.30 USD por transacción.
• Odoo POS (Edición Comunidad): Esta es una versión de código abierto que permite gestionar ventas, productos e inventario. Aunque no incluye herramientas específicas para comercio electrónico, se puede integrar con módulos adicionales o conectar con tiendas en línea como WooCommerce. La desventaja es que se requieren ciertos conocimientos técnicos para implementarla, pero tiene una amplia sección de aprendizaje y foros de ayuda.
• Toast POS: Este software basado en la nube especial para restaurantes. Tiene una versión gratuita que incluso incluye hardware. Este plan es ideal para restaurantes sin sucursales.

Costos de software de punto de venta

El costo de un software POS varía según el proveedor y el plan que desees adquirir. Estos son los precios de los más populares:

• Square POS: La versión Plus tiene un costo de $29 USD al mes, más 2.9% + 30¢ por transacción. La versión Premium cuesta $79 al mes más 22.6% + 30¢ por transacción.
• Alegra POS: Este software tiene planes que van desde $199 pesos más IVA hasta los $1,299 pesos más IVA mensuales.
• Poster POS: Ofrece distintos planes mensuales desde $455 pesos más IVA hasta los $1,215 pesos más IVA, dependiendo de las funciones que necesite tu negocio.
• Aplica POS: Sus planes van desde $249 pesos más IVA hasta los $459 pesos más IVA al mes, con opciones específicas para tiendas, restaurantes y negocios que venden en línea.

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