Si estás iniciando un negocio de ecommerce, seguramente te interesará saber qué es y para qué sirve una orden de compra, así como los elementos que debe contener.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legal que sirve como medio de comunicación entre compradores y vendedores. Además de ser una evidencia de compra, en este documento se establecen los términos y condiciones de la transacción.

En una orden de compra se detallan las especificaciones de la compra-venta, de manera que no haya errores de comunicación entre clientes y negocios. Con un documento de orden de compra existe claridad sobre el producto que se necesita, sus características, la cantidad, el costo, el tiempo de entrega, entre otros detalles relevantes.

El proceso que sigue una órden de compra en ecommerce son similares a las de una compra en tienda física:

1. La orden de compra se genera automáticamente una vez que el cliente hace clic en “Comprar” e ingresa su información de facturación y método de pago.
2. El vendedor recibe el formato de orden de compra con un número específico.
3. El vendedor confirma que tiene el producto y puede cumplir con la entrega. En caso contrario, se notifica al cliente y se cancela la transacción.
4. Cuando sí se concreta la compra, se emite la factura correspondiente y se envía al correo electrónico del cliente.
5. La transacción se cierra una vez que el producto se entrega y se paga la factura según los términos acordados.

Para qué sirve una orden de compra y su importancia en ecommerce

Una orden de compra es importante tanto para tu negocio de ecommerce como para el comprador, porque respalda la transacción comercial que se está llevando a cabo y permite llevar un seguimiento de los pedidos. Estas son algunas ventajas de las órdenes de compra para facilitar las transacciones en tu ecommerce:

• Mantiene todo por escrito en caso de que surja algún problema.
• Facilita la gestión de los pedidos pendientes y el seguimiento de envíos.
• Permite ver las ganancias de tu negocio
• Ayuda a controlar el inventario, evitando errores en la cantidad de productos disponibles.
• Mejora la comunicación con tus clientes al especificar detalles claros sobre su compra.

Elementos de una orden de compra

Al ser un contrato legal, es necesario que en una orden de compra se incluya cierta información. Aunque, dependiendo del tipo de negocio, algunos documentos de este tipo pueden tener información complementaria.

1. Información del vendedor y comprador

Incluye los datos básicos de tu tienda y tu cliente, como nombre, dirección, correo electrónico y teléfono. Esto asegura que ambos sepan exactamente con quién están haciendo negocios.

2. Número de orden de compra

Este es un número único para cada transacción. Te ayudará a organizar y localizar pedidos fácilmente.

3. Datos de entrega y facturación

Se indica a qué dirección deben enviarse los productos y qué documentos deben incluirse en la factura, como razón social, RFC y dirección fiscal.

4. Información de pago

Aquí se detalla la forma de pago, los términos de pago (como plazos o descuentos por pronto pago) y cualquier otra instrucción relacionada con la transacción.

5. Resumen del pedido

Este es un listado detallado de los productos o servicios solicitados, incluyendo cantidades, descripciones, y precios unitarios. Esta información sirve para confirmar que el pedido es correcto.

6. Precio subtotal y total de la compra

Se muestra el desglose de costos, incluidos el IVA, descuentos y cualquier cargo adicional, para que ambas partes tengan claridad sobre el total a pagar.

Términos y condiciones

Aquí se definen las reglas del acuerdo, como las políticas de devolución, garantías, o cualquier otro aspecto legal que sea necesario.

8. Notas u observaciones

Este es un espacio para agregar información adicional, como instrucciones especiales o comentarios del cliente.

9. Firma o aprobación

Por último, se firma o aprueba el documento por ambas partes para confirmar que se acepta la transacción con sus términos y condiciones.

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