A continuación te explicaremos qué se debe incluir en un documento de recepción de mercancía, así como los distintos tipos de formatos de entrega que existen.

¿Qué es un formato de entrega de mercancía?

Un formato de entrega de mercancía es un documento cuyo propósito principal es confirmar que el cliente ha recibido un producto o servicio conforme a los términos pactados. En él se incluyen datos como el nombre de quien envía, quien recibe, la fecha de entrega y la firma de conformidad.

Es importante no confundirse, porque existen documentos mercantiles que son similares al formato de entrega, pero no son lo mismo, por ejemplo:

• Factura: registra una transacción comercial o mercantil. Incluye datos fiscales y tiene validez legal.
• Cuenta: incluye una lista detallada de los productos y sus precios. Cuando se cancela una cuenta se genera un recibo.
• Recibo: el recibo sirve para que un cliente pueda comprobar que pagó por ciertos servicios o productos.

La principal diferencia de estos documentos con los formatos de entrega de mercancía es que estos últimos generalmente los presenta el personal de transporte logístico al cliente final.

Tipos de formatos de entrega de mercancía

Según su función, los formatos de entrega de mercancía se dividen a su vez en otro tipo de documentos.

Albarán de entrega o nota de entrega

Este es un formato que se entrega junto con la mercancía para que el cliente confirme su correcta recepción. Generalmente incluye los siguientes datos:

• Razón social y dirección de la empresa
• Hora de recepción
• Detalle de los productos
• Información del cliente
• Espacio para firma de recibido

Nota de remisión

Este formato de entrega enlista los productos que se envían al cliente. Tienen el objetivo de verificar que el pedido del cliente esté completo. Suele incluir los siguientes datos:

• Razón social y dirección de la empresa
• Listado con los productos o servicios
• Firma de recepción

Orden de compra

Este es un documento que emite el cliente al momento de hacer un pedido. Sirve para establecer los términos y condiciones de la compra antes de que la empresa envíe el producto. Suele contener lo siguiente:

• Número de orden de compra
• Datos del cliente y proveedor
• Descripción de los productos o servicios
• Cantidades y precios acordados
• Fecha de emisión y firma del comprador

Lista de empaque

Esta es una lista de los productos que contiene un empaque para confirmar que el envío está completo. Incluye la siguiente información:

• Encabezado con los datos del cliente
• Número de guía o referencia de envío
• Detalle de los artículos dentro de cada paquete
• Peso y dimensiones de los paquetes
• Información del transportista

Notas de entrega digital

Se trata de una nota de remisión pero en formato digital. La nota de entrega digital facilita su envío y evita que se extravíe, ya que puede almacenarse una copia en la nube que se actualiza en tiempo real, lo cual evita que la información se duplique. Contiene estos elementos:

• Encabezado con los datos de la empresa
• Fecha y hora de la entrega
• Detalle de los productos o servicios
• Firma digital del cliente
• Código QR o enlace de verificación

Certificado de origen

Se utiliza en los productos de importación y exportación para acreditar el país de origen de la mercancía. Tiene el objetivo de cumplir con las regulaciones internacionales. Elementos que debe contener:

• Datos del exportador
• Descripción de la mercancía
• Declaración del origen
• Sello y firma de la autoridad competente
• Referencias al acuerdo comercial aplicable

Recepción de mercancía

Este es el formato que emplea una empresa para registrar la llegada completa de mercancía. Sirve para garantizar que lo que se recibe coincide con lo que se pidió. Contiene la siguiente información:

• Nombre y datos de la empresa receptora
• Fecha y hora de la recepción
• Información del transportista que entregó la mercancía
• Detalle de los productos recibidos: descripción y cantidad
• Condiciones de la mercancía
• Firma de la persona que recibe

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Formatos de entregas de mercancía ejemplos

A continuación te mostraremos algunos ejemplos de los distintos tipos de formatos de entrega de mercancía.

Albaran de entrega:

Nota de remisión

Orden de compra