Para que tu negocio crezca y se mantenga en el tiempo, en este artículo te vamos a explicar qué es el control de gastos de una empresa y cómo puedes llevar una gestión de costos eficiente.

¿Qué es el control de gastos de una empresa?

El control de gastos o gestión de costos es una estrategia financiera para aprovechar mejor los recursos de tu negocio. Su principal objetivo es eliminar los gastos innecesarios y las fugas de dinero.

Conocer cuánto gastas en un período determinado te permitirá invertir solo en lo necesario, aprovechar mejor los materiales, eliminar fugas de capital, prevenir gastos inesperados y tomar mejores decisiones financieras.

¿Cómo implementar un sistema de control de gastos?

Tener un control de gastos eficiente es más sencillo de lo que imaginas y, por sus ventajas, vale la pena el esfuerzo. Actualmente, existen herramientas que pueden facilitarte el organizar cada salida de dinero. Te sugerimos seguir estos pasos:

1.-Analiza y categoriza los gastos

Evalúa cada gasto que sueles hacer en tu negocio. Divide en gastos fijos y variables. Los gastos fijos son aquellos que necesariamente debes hacer mes con mes, por ejemplo, la renta de oficina y equipo, servicios, salario de tu personal y pago a proveedores. Los gastos variables son aquellos que varían en cantidad y frecuencia, como reparaciones inesperadas y los gastos de venta, como publicidad, comisiones, empaques o transporte, los cuales pueden incrementarse o disminuir según la temporada.

2.-Establece un presupuesto de costos

Una vez que conozcas tus gastos fijos y tengas un aproximado de tus gastos variables, será más sencillo elaborar un presupuesto en el que destines un monto para cada cosa. La idea es que los números se ajusten a tus ingresos dejando un margen de ganancia.

Al momento de elaborar tu presupuesto de costos, identifica cualquier gasto que se pueda recortar o reducir, por ejemplo, suscripciones a herramientas que ya no usas o que podrías cambiar por versiones gratuitas; planes de telefonía que podrías sustituir por otros más económicos o los gastos que implican reuniones que podrían hacerse en línea.

3.-Utiliza un software de control de gastos

Elige un software de gestión de costos que te ayude a cumplir con tu presupuesto y a administrar las salidas de capital sin errores humanos. Esta herramienta te permitirá automatizar algunos procesos y obtener informes detallados de tus gastos.

4.-Define políticas y procesos de aprobación

Establece reglas claras para autorizar gastos dentro de tu negocio. Por ejemplo, define el tipo de gastos que requieren justificación y aprobación antes de hacerse, así como las personas autorizadas para aprobar compras mayores. Estas políticas te ayudarán a evitar gastos innecesarios y a llevar un mayor control sobre el uso de los recursos asignados a cada área.

5.- Monitorea y ajusta

Revisa tus gastos periódicamente, lo ideal es que sea cada tres o seis meses. Analiza si se ha respetado el presupuesto, si hay áreas con sobrecostos o si surgieron gastos que no estaban contemplados. Tomando estos datos como referencia, haz los ajustes necesarios y mejora tus procesos para que tu sistema de control de gastos se vuelva cada vez más eficiente.

Lee sobre los tipos de inventarios: cuáles son y cómo elegir los adecuados para tu negocio

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Ejemplos de control de gastos de una empresa

Ahora, veamos ejemplos simples de cómo un negocio de e-commerce logra una gestión de gastos:

Categorizar y presupuestar:

Una tienda en línea de productos de cuidado personal divide sus gastos en fijos (plataforma de e-commerce, servicios de paquetería contratados, sueldos) y variables (publicidad en redes, descuentos por temporada, empaques personalizados). Con esa información, define un presupuesto mensual y controla sus promociones para no excederse del monto asignado.

Uso de software de control de gastos:

Se emplea una herramienta para registrar automáticamente cada gasto que se genera en la tienda: desde compras de inventario hasta comisiones por ventas en marketplaces. Esto permite tener informes claros y tomar decisiones con base en datos reales.

Políticas internas de aprobación:

Para evitar fugas de dinero, se establece una política en la que cualquier compra de inventario fuera del presupuesto mensual debe de aprobarse por el gerente general. Así se evitan las compras impulsivas, demasiado costosas o innecesarias.