Si estás iniciando tu negocio y no sabes muy bien cómo es el proceso de facturación para las tiendas en línea, en este artículo vamos a aclarar tus dudas.

Responderemos desde preguntas básicas como ¿qué es una factura y para qué sirve?, hasta preguntas más técnicas como ¿qué es el XML de una factura? También daremos algunos ejemplos.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento con validez fiscal y legal que avala la compra-venta de productos o servicios. En una factura se especifica qué se adquirió, quién lo vendió, quién lo compró, cuándo y en dónde se hizo la transacción. Cualquier empresa o trabajador independiente que genere ingresos por la venta de productos o la oferta de servicios tiene que emitir facturas.

Factura digital

Las facturas que se usan en México actualmente se conocen como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, mejor conocidos por sus siglas: CDFI.

Al elaborar un CDFI se generan dos archivos, uno en PDF y otro en xml. Ambos documentos contienen la misma información.

Factura electrónica CDFI: PDF y XML

¿Para qué se generan dos archivos con la misma información? Si abres el documento PDF podrás visualizar la factura con su formato e información original; en cambio, si abres un archivo XML verás solo caracteres y códigos sin sentido para ti.

Entonces, ¿Qué es el XML de una factura? Se trata de la información encriptada para que sistemas automatizados de contabilidad puedan procesarla, validarla y almacenarla de manera segura y precisa.

¿Para qué sirve una factura?

Es probable que algunos clientes de tu ecommerce soliciten una factura para comprobar sus gastos; en tal caso, se incluyen en ella todos sus datos fiscales. Incluso si el cliente no requiere una factura, tu negocio tendrá que emitir una factura genérica por cada venta.

La factura es una manera de que un cliente de tu ecommerce demuestre que pagó los impuestos correspondientes a ese producto o servicio. En tu caso, la factura es la manera de justificar ante Hacienda los ingresos que recibiste, y así, determinar cuánto te corresponde pagar de impuestos sobre esa venta.

Mientras que las facturas que emites te permiten justificar tus ingresos, las facturas que solicitas a tus proveedores te ayudan a deducir tus gastos, optimizando así tu situación fiscal.

Requisitos para facturar

Para facturar, necesitarás los siguientes datos:

• Nombre o razón social del emisor y receptor
• Domicilio fiscal del emisor y el receptor
• Régimen Fiscal
• Uso de CFDI
• Forma de Pago
• Cantidad, unidad de medida y tipo de producto o servicio
• Valor unitario
• Importe
• Impuestos
• Especificar si es pago de contado o en parcialidades
• Forma de pago: efectivo, transferencia, tarjeta de crédito o débito.

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¿Cómo emitir una factura?

Hay dos maneras de facturar en México: puede ser de forma gratuita desde la plataforma del SAT, o a través de un servicio de facturación de paga especializado en ecommerce.

Tipos de facturas

Desde el 1 de enero del 2023 se estandarizó el CDFI versión 4.0 para todas las facturas electrónicas que se emiten en México. Para diferenciar el tipo de operación que se lleva a cabo, en la facturación versión 4.0 el SAT estableció seis tipos de CFDI con características y atributos propios.

Factura de comprobante de ingresos

El CDFI de ingresos es uno de los más comunes. Es el que debes generar después de hacer una venta de ecommerce, ya sea con los datos del cliente o para el público en general.

La finalidad del CDFI de ingresos es comprobar de dónde procede el dinero que recibes y que se deposita en tu cuenta. También se usa en los siguientes casos:

• Prestación de servicios
• Arrendamiento de inmuebles
• Honorarios
• Donativos
• Enajenación de bienes y mercancías (incluído el comercio al exterior)

Factura de comprobante de egreso

El comprobante de egreso se emite cuando hay algún descuento, bonificación, devolución de mercancías, cuando se debe corregir un monto o cualquier otro movimiento que se relacione con una factura de venta. Este tipo de transacciones se considera una deducción fiscal, no una reducción de ingresos.

Factura de comprobante de nómina

El CDFI de comprobante de nómina se debe hacer por un empleador al momento de pagar salarios a sus empleados. Además de los salarios, se usa este tipo de CDFI en el pago del aguinaldo y de viáticos.

La factura de nómina es el comprobante de la relación de un empleado con su empleador, de las aportaciones que este último hace al IMSS y de los impuestos sobre la nómina.

Factura de comprobante de recepción de pagos

Se emite un CFDI de comprobante de recepción de pagos cuando se acuerda un pago es en parcialidades o diferido. Sirve para informar al SAT sobre un ingreso que aún no se recibe en su totalidad. Este CDFI debe emitirse en los primeros cinco días del mes siguiente en el que se recibe el pago. Cuando se recibe el resto del dinero, se debe asociar a la factura original.

Factura de comprobante de retenciones

Este es un tipo de factura que usan los bancos y las personas morales para informar la retención de impuestos por pagos fiscales a residentes en el extranjero.

Comprobante de traslado con complemento Carta porte

Este CDFI es para compañías que se dedican a trasladar mercancías o bienes dentro del país para amparar el cobro por sus servicios. También lo usan empresas que venden mercancías y las trasladan con vehículos propios.

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