En este artículo te explicamos en qué consiste este formato, los elementos que contiene y cuál es su diferencia con una factura.

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento mercantil que entrega quien vende un producto o servicio a su comprador. Con él se confirma la entrega de la mercancía según los términos acordados. Este formato es una prueba de que el comprador está conforme con la entrega y exime al vendedor de cualquier problema que pudiera ocurrir después. Además, le otorga a este último el derecho de exigir los pagos según las condiciones previamente establecidas.

Las empresas de transporte también se sirven del albarán para demostrar que el pedido se entregó correctamente.

Diferencia entre un albarán y una factura

Aunque parecen documentos similares, la principal diferencia entre un albarán y una factura es que el primero no tiene efectos tributarios, por lo tanto, no incluye datos como el RFC o el domicilio fiscal.

Esto significa que el albarán no sustituye a una factura porque no es válido ante Hacienda. Como tal, el albarán no es obligatorio, pero sirve para llevar un control de las mercancías, comprobar la entrega de los productos o servicios y respaldar futuras reclamaciones o aclaraciones entre el vendedor y el comprador.

Elementos de un albarán

Aunque cada comercio puede tener un albarán con formato propio, generalmente estos son los datos que incluye:

• Datos del proveedor: El nombre o razón social, teléfono, dirección física y dirección de correo electrónico.
• Datos de cliente: El nombre o razón social, teléfono, dirección física y dirección de correo electrónico.
• Fechas: La fecha de salida y de recepción de la mercancía. Esto sirve para llevar control de tiempos de entrega y verificar que se cumplieron los plazos acordados.
• Descripción de la mercancía: Detalle de los productos entregados, incluyendo cantidad, tipo de producto, modelo, medidas, peso, etc.
• Notas: Un espacio destinado para comentarios adicionales, como incidencias durante la entrega o daños en la mercancía.
• Firma y sello: Debe contener un espacio para que el receptor confirme de recibido.

¿Cómo hacer un albarán para tu e-commerce?

Al momento de entregar mercancía, es muy recomendable entregar un albarán para que el cliente lo firme como comprobante de recepción. Lo más habitual es manejar varias copias del documento:

• Original: Se entrega al cliente como constancia de que recibió la mercancía.
• Copia para el transportista: Sirve como prueba de que la entrega se realizó correctamente.
• Copia para tu negocio: Se conserva como respaldo interno ante aclaraciones, devoluciones o reclamaciones.

Actualmente es muy común enviar el albarán por mail días u horas antes de que el cliente reciba la mercancía. Esto sirve para recordar al comprador que está por recibir el producto y que debe liquidar el pago según las condiciones previamente acordadas. Para elaborar tu albarán deberás conocer los datos del cliente e incluir también los de tu empresa.

Además de los datos generales, puedes incluir información como el número de referencia o folio, la fecha de emisión, el número de pedido y el método de envío. Una vez que tengas la lista de productos, ingresa cada uno especificando sus características particulares, como descripción, modelo, presentación y cantidades enviadas. Esto facilitará la validación al momento de la entrega.

Agrega cualquier condición especial relacionada con la entrega, el pago o el manejo de la mercancía. También puedes usar este espacio para aclaraciones, observaciones o incidencias relevantes.

El formato de entrega del albarán puede variar según el proceso de cada empresa. En muchos casos se envía por correo electrónico antes de la entrega física, aunque también puede entregarse impreso junto con la mercancía. Todo depende de tus políticas internas y de lo que hayas acordado con el cliente.

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