Un plan de contingencia ayuda a intervenir a tiempo, con acciones efectivas, para evitar que un problema escale. En este artículo te explicamos cómo hacer un plan de contingencia para tu empresa y los tipos de planes que existen.

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia en una empresa es una hoja de ruta con acciones precisas para prevenir y responder a eventos que ponen en riesgo sus operaciones. Estos eventos disruptivos pueden ser a gran escala y externos, como desastres naturales, o a menor escala e internos, por ejemplo, el robo hormiga.

Un plan de contingencia empresarial tiene el objetivo de mantener la continuidad del negocio a pesar de las circunstancias. Cuanto más rápido se actúe, más rápida será la recuperación de la empresa.

¿Por qué es importante tener un plan de contingencia de una empresa?

Probablemente los incidentes que prevé un plan de contingencia nunca ocurran (y ese sería el escenario ideal), pero es indispensable contar con un plan B para prosperar en tiempos de incertidumbre. El plan de contingencia tiene varias ventajas que van más allá de proteger tu negocio de eventos negativos, por ejemplo:

• Permite al negocio adaptarse a los cambios incluso cuando el futuro parece incierto.
• Genera confianza entre clientes, socios e inversores.
• Ayuda a mantener la calma durante una crisis, ya que cada colaborador sabe qué le corresponde hacer.
• Mejora la comunicación interna y la eficiencia
• Acelera la recuperación
• Minimiza las pérdidas
• Previene que estos eventos sucedan

Tipos de planes de contingencia de una empresa

Cada organización tiene riesgos distintos según su sector y actividades. Una sola empresa puede tener más de un plan de contingencia de acuerdo a sus necesidades. Estos son los más comunes:

• Plan de contingencia de desastres naturales: Consiste en un plan para reducir los riesgos y minimizar los daños provocados por fenómenos naturales como terremotos, huracanes, incendios o inundaciones. Incluye medidas de prevención, de seguridad, protocolos de evacuación y estrategias para continuar con las actividades.
• Plan de contingencia de ciberseguridad: Es un plan con medidas de seguridad y protocolos de acción ante ataques cibernéticos, robo de datos o fallas que pueden poner en riesgo las operaciones. Consta de medidas para identificar potenciales riesgos, implementar sistemas de respaldo, así como procedimientos de contención de ataques, recuperación de datos comprometidos y notificación a las partes afectadas.
• Plan de contingencia de crisis financieras: Brinda protocolos para enfrentar situaciones económicas adversas como devaluaciones, recesiones o reducción de los ingresos. Incluye estrategias de ajuste presupuestario, acceso a financiamiento de emergencia y planes para mantener la liquidez.
• Plan de contingencia operativa: Aborda cualquier evento que pueda interrumpir los procesos del negocio como fallos en la cadena de suministro, cortes de energía o problemas logísticos.
• Plan de contingencia de comunicación: Es un plan con estrategias para cuidar la reputación de la empresa tras un incidente que pueda dañarla. Incluye publicaciones en redes sociales, comunicados oficiales, conferencias de prensa y otras acciones de comunicación que contrarresten la información negativa y restablezcan la confianza del público.

¿Cómo hacer un plan de contingencia de una empresa?

Hay diversos factores a tomar en cuenta al elaborar un plan de contingencia. Estos pasos son un buen punto de partida para elaborar tu propio plan:

Identifica los riesgos

Lógicamente para crear un plan de contingencia es indispensable conocer todos los riesgos a los que puedes enfrentarte. Piensa en cualquier incidente que pudiera afectar a tu organización, incluidos los desastres naturales, los cambios repentinos en los ingresos o las amenazas a la seguridad.

Compila información

Al evaluar los riesgos, es importante involucrar a personas de todos los departamentos. Pregúntales cuáles son las operaciones que, si se interrumpieran, afectarían gravemente el funcionamiento de su área. Por ejemplo, el equipo de ventas podría depender en gran medida de su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Conforme recopiles información, clasifica las operaciones por orden de importancia. ¿Cuáles tendrían un impacto inmediato y más grave si dejaran de funcionar? Céntrate en las funciones críticas y parte de ahí para el resto de tu proceso de planeación de contingencias.

Designa roles y responsabilidades

Designa a una o varias personas con las habilidades y la autoridad para coordinar el plan de contingencias. Deben ser personas con experiencia en gestión de proyectos, que conozcan a fondo las operaciones y puedan pensar de forma crítica. Este equipo será el responsable de supervisar el desarrollo, implementación y mantenimiento del plan. También es importante que cada colaborador tenga claro cuál es su papel en la prevención de riesgos y ante cualquier crisis.

Crear un respaldo y recuperación de datos

El punto más importante en un plan de contingencia es la prevención. Contar con un respaldo de la información del negocio es indispensable para garantizar que, en caso de un fallo o pérdida de datos, se pueda recuperar la información sin afectar las operaciones. Este paso implica establecer un sistema de copias de seguridad regulares, ya sea en la nube, en servidores externos o mediante dispositivos físicos; en este caso, asegurándote de actualizarlos continuamente.

Tener un protocolo de comunicación

Para garantizar que todo el personal entienda la importancia de un plan de contingencia y sepa cómo actuar en una emergencia, es indispensable tener un protocolo de comunicación.

Empieza por organizar una reunión para presentar el plan. Simplifica los elementos complejos con diagramas o infografías que expliquen los puntos clave. Asegúrate de que cada persona tenga acceso al plan, sobre todo, a la sección con sus funciones específicas. Coloca copias físicas en áreas comunes y distribuye versiones digitales.

Define los canales de comunicación oficiales, ya sea para informar sobre riesgos potenciales como para dar a conocer comunicados a las partes interesadas o al público.

Realizar simulacros

Haz ejercicios en los que se simulen escenarios de crisis. De esta forma, tus colaboradores podrán practicar sus funciones asignadas, mientras se identifican posibles deficiencias del plan.

Evalúa y actualiza tu plan

Las evaluaciones de un plan de contingencia permiten mantenerlo actualizado.

Revisa su plan con frecuencia; si ha habido cambios de personal, operativos y tecnológicos tal vez sea necesario hacer algunos ajustes. No olvides comunicar los cambios a todas las personas involucradas.

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