Elegir un buen sistema de control de inventarios es clave para tener una gestión exitosa de tu almacén.

¿Qué es un control de inventarios?

El control de inventario es un sistema para gestionar la entrada, la permanencia y la salida de productos en un almacén. Una gestión correcta del inventario permite planificar la demanda, y así, evitar problemas como el desabasto, el exceso de productos y la caducidad de los mismos.

Tipos de control de inventarios

El control de inventarios se compone de una serie de operaciones para regular el abastecimiento, almacenaje y rotación de los productos. Cada negocio debe elegir el proceso que sea mejor según sus operaciones y productos. Estos son los principales tipos de control de inventario:

Control perpetuo

El control de inventarios perpetuo (también conocido como permanente) actualiza la cantidad de productos en el almacén en tiempo real. Se requiere de un sistema especializado que registra cualquier movimiento de la mercancía, desde la recepción de insumos hasta la venta o expedición de pedidos. Este tipo de inventario es ideal para negocios que manejan un gran volumen de ventas porque permite mayor precisión en el control de existencias.

Control periodico

En control de inventarios periódico, a diferencia del control perpetuo, únicamente se hace revisiones y conteos físicos a intervalos regulares. Puede ser de forma semanal, mensual o trimestral. Debido a que sus controles son programados, no se actualiza la cantidad de productos en tiempo real, sino únicamente después de cada conteo. Es un método simple y de bajo costo que se ajusta bien a pequeños negocios.

Método PEPS

El método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) organiza el inventario de manera que los primeros productos que entran al almacén son los primeros en venderse o utilizarse. Este tipo de inventario es especialmente útil en negocios que manejan productos perecederos, como alimentos o medicamentos, porque se minimiza el riesgo de que se echen a perder o pase su fecha de caducidad. Para este método se lleva un registro con información relevante de cada producto, como la fecha de ingreso al almacén, el lote de producción, la fecha de caducidad (si aplica), la cantidad disponible y el costo unitario.

Control ABC

Este método de control de inventarios también se conoce como 80/20. Clasifica a los productos en tres según su importancia, cantidad y valor. De esta forma es más sencillo identificar los productos de mayor valor que requieren mayor atención.

Productos A. Son artículos de venta baja. Abarcan un 20% del total de inventario, pero representan aproximadamente el 80% del valor del inventario.

Productos B. Son de venta media. Abarcan un 40% del total de inventario y representan alrededor del 15% del valor del inventario.

Productos C. Son artículos muy vendidos que conforman el otro 40 % del inventario, pero solamente representan el 5 % del valor total.

Método UEPS

El método UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir) da prioridad de venta o utilización de los últimos productos que llegan al almacén. Este método es común en industrias donde los costos de los productos varían mucho, como la construcción o la manufactura, porque refleja mejor el costo actual de reposición. Sin embargo, el método UEPS no es muy confiable para la contabilidad o finanzas del negocio, porque tiende a aumentar los costos reportados y reducir las ganancias declaradas.

Conteo cíclico

En el conteo cíclico, en lugar de hacer un inventario general se define calendario para contabilizar secciones del almacén o categorías de productos. De esta forma, se logra un monitoreo constante sin que se deban interrumpir las operaciones del negocio. Es ideal para empresas con grandes volúmenes de mercancía, ya que no se afecta la productividad.

Cómo hacer un control de inventarios

Independientemente del método que utilices, hay aspectos a tomar en cuenta al momento de llevar un registro de la mercancía. A continuación te diremos, en términos generales, cómo hacer un control de inventarios:

1. Define los objetivos del inventario

Antes de empezar, define qué es lo que quieres lograr al llevar a cabo un control de inventario. Puede ser organizar mejor el almacén, reducir costos, elevar la productividad, etc. Los objetivos claros te ayudarán a seleccionar el método más adecuado para tu negocio, así como las herramientas tecnológicas que permitan facilitar el trabajo.

2. Organiza los productos

Para poder llevar un registro detallado de tus productos en stock, organízalos por categorías. Podrías utilizar el sistema ABC del que ya hablamos anteriormente.

3. Establecen un sistema de registro

Selecciona el sistema que usarás para registrar tus productos. Puede ser una simple hoja de Excel o un software especializado. Lo importante es registrar toda la información relevante y asegurarte de que se mantenga actualizada.

4. Define reglas de reabastecimiento

No olvides establecer niveles mínimos y máximos de inventario. El nivel mínimo te ayudará a saber cuándo es momento de hacer un nuevo pedido antes de que se agote. El nivel máximo evitará que compres de más y tengas un exceso de producto con todos los problemas que esto conlleva, como los gastos de almacenamiento o que los productos se dañen o echen a perder.

5. Controla entradas y salidas

En un control de inventarios siempre se registran las entradas y las salidas de almacén, pero no olvides registrar cuando un cliente regresa el producto. Las devoluciones también afectan la cantidad de productos en stock y deben tomarse en cuenta al momento de planificar compras.

6. Realizar revisiones periódicas

Sin importar el sistema de control de inventario que tengas, asegúrate de hacer conteos y revisiones periódicas. Define fechas y cumple con ellas. Es muy importante tener un control de la mercancía para evitar faltantes o excesos, optimizar las compras, reducir pérdidas por caducidad o deterioro y garantizar que puedas atender la demanda de tus clientes.

7. Haz análisis y proyecciones

La información que recabes en tus controles de inventario te dará una idea clara de los productos que mejor se venden y aquellos que cuesta trabajo mover. Podrás identificar tendencias de demanda, ajustar tus estrategias y tomar decisiones informadas sobre cuáles los productos que conviene eliminar, promocionar o renovar.

Creditea Pay: haz crecer tu tienda aceptando pagos a crédito

Si vas a iniciar con un negocio de e-commerce, Creditea Pay es una manera efectiva de atraer tráfico y cerrar ventas. Con Creditea Pay tus clientes tienen la opción de financiar sus compras con una línea de crédito en tu tienda, sin cuota inicial y con flexibilidad en sus pagos.

Creditea Pay es una excelente manera de atraer clientes que tu competencia no tiene, por ejemplo, ese segmento de personas que no posee una tarjeta de crédito. Además, puedes ganar clientes recurrentes porque su crédito les sirve para hacer futuras compras. Creditea Pay es un valor agregado que te permite atraer y retener clientes.

Ejemplo de control de inventarios

Como puedes ver, hay negocios que necesitan sistemas más complejos que otros en su control de inventarios. Ejemplo: una plataforma de e-commerce con un gran volumen de ventas puede usar el control perpetuo con herramientas que reduzcan tiempos y eviten errores humanos, como el uso de software especializado, códigos de barras o etiquetas RFID para identificar y rastrear productos.

Un negocio de ese tamaño también podría optar por un método de conteo cíclico para nunca interrumpir sus operaciones y detectar a tiempo cualquier discrepancia. Por otra parte, un e-commerce de distribución mayorista con una amplia gama de productos, como una tienda de electrónica, podría beneficiarse del control ABC.

En cambio, pongamos el ejemplo de un artista que tiene su pequeña tienda online para vender su obra, tal vez sea suficiente un control periódico. Este método le permite llevar un buen control de sus productos sin necesidad de invertir en herramientas tecnológicas complejas.